Smart Payroll System Time¶

Wymagania¶

Do prawidłowego działania aplikacji SPS Time wymagana jest przeglądarka internetowa:

Internet Explorer w wersji 11 lub nowsza,
Chrome w wersji 56 lub nowszej.

Wstęp¶

SPS Time zapewnia możliwość kompleksowego zarządzania czasem pracy. Dzięki niemu, użytkownik jest w stanie w łatwy i szybki sposób planować, jak również ewidencjonować pracę.

Moduł czasu pracy składa się z następujących elementów:

Rozkład – planowanie pracy,
Ewidencja – wprowadzenie faktycznie przepracowanych godzin,
Obsada – wprowadzanie planu z podglądem na absencje i pracę,
Kompensaty – kompensowanie różnic pomiędzy ewidencją i rozkładem,
Raporty - podsumowanie czasu pracy w skali miesiąca, bądź okresu rozliczeniowego.

Aplikacja znajduje się pod adresem:

https://sps.businessdataprocess.com:23900/

Wybór firmy¶

Aplikacja SPS umożliwia pracę w obszarach roboczych wielu firm. Moduł czasu pracy, również jest dostosowany de tej funkcjonalności. W celu wyboru firmy, w której obszarze roboczym chcemy wprowadzać modyfikacje, należy wykonać poniższe czynności.

Kliknij na nazwę aktualnie wybranej firmy.
System wyświetli listę dostępnych firm – na granatowo jest podświetlona obecnie wybrana firma.
Wybierz z listy inną firmę, np. FIRMA 02.
System wyświetli stronę startową wybranej firmy.

Wybór firmy zakończył się. Możesz teraz korzystać z aplikacji dla danej firmy.

Opis elementów modułu czasu pracy¶

Aby zarządzać czasem pracy pracowników w systemie SPS Time z panelu głównego menu wybierz ikonę „Czas pracy”.

System automatycznie wyświetli główne menu modułu „Czas pracy”.

Opis panelu rozkładu¶

Opis panelu ewidencji¶

Opis panelu obsady¶

Ekran przedstawia wprowadzone absencje i ewidencje pracownika. Możliwe jest jednoczesne wprowadzanie rozkładu lub jego dokonywanie jego modyfikacji.

Opis panelu kompensat¶

Kompensowanie nadgodzin dobowych możliwe jest na zakładce Kompensat. Ekran zawiera kalendarz z aktualnymi danymi rozkładu oraz ewidencji, tabelę z dostępnymi nadgodzinami do skompensowania oraz tabelę z przestrzenią roboczą.

Opis panelu raportów¶

SPS Time umożliwia wprowadzenie planu pracy na dwa sposoby:

Rozkład – wykorzystując ten widok wprowadzamy plan na pusty kalendarz,
Obsada – wykorzystując ten widok wprowadzamy plan do kalendarza, mając podgląd na absencje oraz ewidencje czasu pracy.

Uwaga

Jeśli wprowadzone dane będą błędne – niezgodne z przyjętymi zasadami wprowadzania czasu pracy – tło dnia zmieni się na czerwony. Po wskazaniu myszką czerwonego pola pojawi się komunikat o błędzie.

Wprowadzanie absencji (Ewidencja)¶

Wprowadzanie za pomocą okna edycji dla jednego pracownika¶

Wchodzimy na ekran Ewidencji i z listy pracowników wybieramy interesującą nas osobę.
Klikamy przycisk edycji dnia.
Wybieramy kod odpowiadający danej absencji. W tym wypadku UWY.
(opcjonalne) W przypadku, gdy absencja jest godzinowa, możemy wprowadzić również godziny.
Klikamy przycisk OK.
Absencja została wprowadzona.

Uwaga

Zmiany zostają zapisane w aplikacji na trwałe dopiero po wybraniu opcji – Zapisz zmiany. Bez wykonania tej czynności wprowadzone przez nas zmiany mają charakter tymczasowy i znikają np. w momencie odświeżenia okna przeglądarki.

Analogicznie wprowadzamy absencje dla wielu pracowników - w pkt. 1 wybieramy wielu pracowników.

Wprowadzanie za pomocą stempli dla jednego pracownika¶

W przypadku absencji godzinowych, które nie wymagają uwzględnienia godzin, możemy wykorzystać stemple.

Wchodzimy na ekran Ewidencji i z listy pracowników wybieramy interesującą nas osobę.
Zaznaczamy interesujące nas dni poprzez kliknięcie w numer dnia.
Wybieramy i klikamy interesujący nas stempel.
Absencja została wprowadzona.

Wprowadzanie za pomocą stempli dla wielu pracowników¶

Wchodzimy na ekran Ewidencji i z listy pracowników wybieramy interesujące nas osoby.
Zaznaczamy interesujące nas dni poprzez kliknięcie w numer dnia.
Wybieramy osoby, dla których chcemy wprowadzić absencje.
Wybieramy i klikamy interesujący nas stempel.
Absencja została wprowadzona.

Obsada¶

Dzięki widokowi obsady jesteśmy w stanie planować rozkład pracy, mając podgląd na absencje (urlopy itp.) oraz ewidencję. Dane te umieszczone są na jednym widoku, w celu zebrania wszystkich informacji potrzebnych do zaplanowania pracy.

Wchodzimy na ekran Obsady i z listy pracowników wybieramy interesujące nas osoby.
Klikamy przycisk edycji dnia.
Indywidualnie wprowadzamy rozkład pracy dla każdego pracownika, z uwzględnieniem wcześniej wprowadzonych absencji.

Uwaga! W przypadku kodów dni wolnych, godziny nie są wymagane.
Klikamy przycisk OK.
Modyfikacja rozkładu została wprowadzona.

Akceptacja rozkładu¶

W celu wprowadzania ewidencji czasu pracy, niezbędna jest akceptacja rozkładu. W tym momencie tworzona jest tzw. „wersja rozkładu”, która może być oficjalnie przedstawiana pracownikom, jako ich rozkład pracy.

Bez akceptacji rozkładu NIEMOŻLIWE jest prowadzenie ewidencji!

Wchodzimy na ekran Rozkładu i z listy pracowników wybieramy interesujące nas osoby.
Wybieramy interesujące nas dni.
Klikamy przycisk „Akceptuj rozkład”.
Zapisujemy zmiany.

Eksport rozkładu do pliku .xlsx (Excel)¶

W dowolnym momencie możemy bieżący rozkład wyeksportować do pliku .xlsx (plik Excel).

Wystarczy wejść na widok Rozkładu, wybrać miesiąc i pracowników, dla których chcemy wyeksportować rozkład. Na widoku kalendarza należy następnie wybrać opcję „Export Excel”.

Rozkład zostanie pobrany na komputer.

Wprowadzanie pracy (Ewidencja)¶

Przepisywanie rozkładu do ewidencji¶

W przypadku, gdy zrealizowana praca pokrywa się w 100% z rozkładem, możemy w szybki sposób przepisać rozkład do ewidencji.

Wchodzimy na ekran Ewidencji i z listy pracowników wybieramy interesującą nas osobę.
Zaznaczamy interesujące nas dni poprzez kliknięcie w numer dnia.
Klikamy przycisk „Przepisz plan do pracy”.
Wybrane dni zostały uzupełnione planem.

Wprowadzanie ewidencji poprzez okno edycji dla wielu pracowników¶

Wchodzimy na ekran Ewidencji i z listy pracowników wybieramy interesujące nas osoby.
Klikamy przycisk edycji dnia.
Wybieramy kod odpowiadający zrealizowanej pracy (domyślnie PRA) oraz wprowadzamy godziny, w których była wykonywana.
Powtarzamy czynność z pkt. 3 dla interesujących nas pracowników.
Klikamy przycisk OK.
Ewidencja została wprowadzona.

Kompensaty¶

Dodawanie kompensat odbywa się na zakładce Kompensata.

W celu skompensowania nadgodziny dobowej należy wybrać nadgodzinę, którą chcemy skompensować z tabeli kompensat.

Następnie wybieramy dzień z kalendarza.

W przestrzeni roboczej znajdują się dwa wpisy. Pierwszy z nich odpowiada jednej nadgodzinie dobowej powstałej w dniu 07-12-2016. Natomiast drugi wskazuje dzień 23-12-2016 dla którego kompensata na wniosek pracownika w przedziale godzinowym od 10:00 do 11:00 zostanie dodana.

Skompensowanie nadgodzin będzie możliwe przy zerowym bilansie godzinowym.

Wciśnięcie przycisku kompensuj spowoduje dodanie kompensaty na dzień 23-12-2016.

Raporty¶

Moduł raportów zapewnia możliwość zanalizowania miesięcznego, jak również okresowego zestawienia czasu pracy.

Widok w aplikacji¶

Wybierając zakładkę Raporty, jesteśmy przenoszeni na odpowiedni widok.
W tym momencie możemy wybrać interesujący nas typ raportu. Do wyboru mamy raport miesięczny oraz dla okresu rozliczeniowego. W tym wypadku wybieramy raport miesięczny.
Wybieramy okres, dla którego chcemy zobaczyć raport.
Wybieramy przycisk „Wybierz”.
Aplikacja prezentuje nam raport dla wybranego typu za dany okres.

Eksport do pliku .xlsx (plik Excel)¶

W dowolnym momencie możemy wyeksportować raport do pliku .xlsx. (plik Excel). Wystarczy, że w momencie, gdy mamy wygenerowany raport w widoku aplikacji, wybrać przycisk „Eksport”

Modyfikacja stempli¶

Nowe stemple dodajemy z panelu Stemple Wielodniowe i klikamy przycisk Więcej.

Klikamy Modyfikacja.

Klikamy Dodaj Nowy.

Wprowadzamy nazwę stempla i komendę w tym przypadku godzinę do 8 - 16.

Strzałkami możemy ustawić pozycję stempla na liście.

W celu usunięcia stempla klikamy X.

W celu wprowadzenia dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Zapisz.

Legenda kodów czasu pracy¶

KOD	Opis
PRA	Kod pracy
W5	Kod dnia wolnego za 5 dni pracy
WH	Kod dnia wolnego
WN	Kod dnia wolnego - niedzieli
WS	Kod dnia wolnego - święto
CHO	Kod choroby
KN	Kod kompensaty na wniosek pracodawcy
KND	Kod kompensaty nadgodzin dniem
KNW	Kompensata nadgodzin na wniosek pracownika
MAC	Kod macierzyńskiego
ND	Kod nadgodzin dobowych
NN	Kod nieobecności nieusprawiedliwionej
NU	Kod nieobecności usprawiedliwionej
NUP	Kod nieobecności usprawiedliwionej płatnej
OJC	Kod urlopu ojcowskiego
OKO	Kod urlopu okolicznościowego
OPD	Kod opieki nad dzieckiem
OWP	Kod odbioru wyjścia prywatnego
RODZ	Kod urlopu rodzicielskiego
UBE	Kod urlopu bezpłatnego
UWY	Kod urlopu wypoczynkowego
UWZ	Kod urlopu na żądanie
WP	Kod wyjścia prywatnego
WYC	Kod urlopu wychowawczego
ZSP	Kod zwolnienia ze świadczenia pracy
NDW	Nadgodziny dnia wolnego

Przeglądarka – wersja i aktualizacja¶

Sprawdzenie zainstalowanej wersji przeglądarki Chrome¶

Włączamy przeglądarkę Chrome.
Wciskamy następujące przyciski.
Aktualna wersja aplikacji zaznaczone jest poniżej.

Instalacja wymaganej wersji przeglądarki Chrome¶

Proszę wejść pod wskazany link poniżej
https://www.google.com/chrome/browser/desktop/index.html
Pobrać wersję i zainstalować zgodnie z wyświetlanymi krokami.

Sprawdzenie zainstalowanej wersji przeglądarki Internet Explorer¶

Włącz przeglądarkę Internet Explorer.
Wciśnij prawy przycisk myszy na pasku narzędzi programu.
Z rozwiniętego menu wybierz opcję „Menu bar”.
Z nowego paska wybierz zakładkę „Help”.
Z rozwijanego menu wybierz opcję „About Internet Explorer”.
Sprawdź wersję przeglądarki.

Instalacja wymaganej wersji przeglądarki Internet Explorer¶

Jeśli Twoja przeglądarka nie spełnia wymagań aplikacji zainstaluj jej nowszą wersję postępując zgodnie z instrukcją.

Wejdź na stronę: http://windows.microsoft.com/pl-pl/internet-explorer/download-ie
Naciśnij przycisk „Pobierz przeglądarkę Internet Explorer 11”.
W nowo otwartym oknie naciśnij przycisk „Zapisz plik”.
Otwórz pobrany plik, który domyślnie znajduje się w lokalizacji: C:\Users\user01\Downloads.
Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.