SPS - Zarządzanie absencjami

Aby zarządzać absencjami pracowników w systemie SPS wybierz z głównego menu pozycję „Absencje”.

Menu absencji:

Moje zadania – absencje pracowników

Moje zadania pozwalają na szybki dostęp do dokumentów wymagających Twojej ingerencji:
* Skontrolowania i akceptacji
* Załączenia dokumentów
* Wydania decyzji o akceptacji lub odrzuceniu podania

Dokumenty z zakresu absencji pojawią się w „Moje zadania” dopiero po osiągnięciu przez nie odpowiedniego stanu – uprzednio można skontrolować dokumenty w odpowiadających im panelach.

  1. Z menu absencji wybierz „Moje zadania”.

  1. System wyświetli spis absencji wymagających Twojego udziału.

  1. Filtrowanie danych:
    1. Otwórz mini menu filtrowania poprzez przyciśnięcie nazwy kolumny.
    2. Wybierz sposób sortowania lub wpisz szukaną frazę.
    3. Wybierz „Filtruj” by przefiltrować dane.

  1. Aby wyświetlić dokument przyciśnij, przy wybranym dokumencie, symbol dokumentu z kolumny „Otwórz”.

Urlopy pracowników

Panel „Urlopy” umożliwia podgląd wszystkich urlopów pracowników, które wpływają na bilansy urlopów:
* Urlop wypoczynkowy – UWY
* Urlop na żądanie – UWZ

  1. Z menu absencji wybierz „Urlopy”.

  1. System wyświetli spis urlopów pracowników.

  1. Filtrowanie danych:
    1. Otwórz mini menu filtrowania poprzez przyciśnięcie nazwy kolumny.
    2. Wybierz sposób sortowania lub wpisz szukaną frazę.
    3. Wybierz „Filtruj” by przefiltrować dane.

  1. Aby wyświetlić dokument przyciśnij przy wybranym dokumencie symbol folderu z kolumny „Otwórz”.

Zwolnienia lekarskie pracowników

Panel „Zwolnienia lekarskie” umożliwia podgląd wszystkich zwolnień lekarskich pracowników:
* Zwolnienie lekarskie pracownika – CHO
* Zwolnienie lekarskie członka rodziny – CHO

  1. Z menu absencji wybierz „Zwolnienia lekarskie”.

  1. System wyświetli spis zwolnień lekarskich pracowników.

  1. Filtrowanie danych:
    1. Otwórz mini menu filtrowania poprzez przyciśnięcie nazwy kolumny.
    2. Wybierz sposób sortowania lub wpisz szukaną frazę.
    3. Wybierz „Filtruj” by przefiltrować dane.

  1. Aby wyświetlić dokument przyciśnij przy wybranym dokumencie symbol dokumentu z kolumny „Otwórz”.

Inne absencje pracowników

Panel „Inne absencje” umożliwia podgląd wszystkich absencji pracowników, które nie wpływają na bilanse oraz nie są chorobami:
* Urlop okolicznościowy – OKO
* Urlop bezpłatny - UBE
* Urlop wychowawczy – WYC
* Urlop macierzyński – MAC
* Opieka nad dzieckiem ( art. 188.) – OPD

  1. Z menu absencji wybierz „Zwolnienia lekarskie”.

  1. System wyświetli spis innych absencji pracowników.

  1. Filtrowanie danych:
    1. Otwórz mini menu filtrowania poprzez przyciśnięcie nazwy kolumny.
    2. Wybierz sposób sortowania lub wpisz szukaną frazę.
    3. Wybierz „Filtruj” by przefiltrować dane.

  1. Aby wyświetlić dokument przyciśnij przy wybranym dokumencie symbol dokumentu z kolumny „Otwórz”.

Bilanse pracowników

Panel „Bilanse” umożliwia podgląd wszystkich bilansów pracowników z kolejnych lat:
* Bilans otwarcia urlopów – B.O.
* Bilans zaległych urlopów – B.O.Z.

  1. Z menu absencji wybierz Bilanse”.

  1. System wyświetli spis bilansów pracowników.

  1. Filtrowanie danych:
    1. Otwórz mini menu filtrowania poprzez przyciśnięcie nazwy kolumny.
    2. Wybierz sposób sortowania lub wpisz szukaną frazę.
    3. Wybierz „Filtruj” by przefiltrować dane.

  1. Aby wyświetlić dokument przyciśnij przy wybranym dokumencie symbol dokumentu z kolumny „Otwórz”.

Akceptacja wniosku urlopowego

Każdy akceptowany przez HR wniosek urlopowy powinien być w stanie „Podpisany” oraz posiadać załącznik w formacie pdf.

Akceptacja zostanie przedstawiona na podstawie dokumentu „Urlop wypoczynkowy”.

  1. Otwórz wybrany wniosek urlopowy.
  2. System wyświetli widok dokumentu.

  1. Sprawdź zgodność załączonego wniosku z danymi w systemie SPS:

    • Zgodne – zadecyduj o przyznaniu urlopu.
    • Niezgodne – odrzuć dokument.

  2. Zadecyduj o przyznaniu lub odrzuceniu urlopu pracownika:

    • Aby zaakceptować urlop wybierz „Zaakceptowany”.
    • Aby odrzucić urlop wybierz „Odrzucony”.

  1. Akcentacja wniosku zakończona.

Rejestracja choroby pracownika

Wymagany załącznik w postać skanu zwolnienia lekarskiego w pliku pdf.
1. Z menu absencji wybierz „Dodaj absencje”.

  1. System wyświetli panel rejestracji absencji.

  1. Wybierz z listy pracownika.

  1. Wybierz dokument choroby pracownika – „Choroba pracownika – ZLA”.

  1. Wybierz „Rejestruj” by zarejestrować dokument.
  2. System wyświetli dokument.

  1. Wypełnij wszystkie pola, poza „Dni kalendarzowe” i „Dni robocze”, zgodnie z otrzymanym dokumentem ZLA - jeżeli na zwolnieniu brakuje kodu choroby to pozostaw puste pole.
  2. Wybierz przycisk „Przelicz”, aby wypełnić pola „Dni kalendarzowe” i „Dni robocze”.
  3. Zweryfikuj czy przeliczone dane zgadzają się z rozkładem czasu pracy.
  4. Dodaj skan zwolnienia poprzez przeciągnięcie dokumentu w pole załączników.
  5. Zmień stan na „Zatwierdzony”.

  1. System zablokuje możliwość edycji dokumentu, wciąż można załączyć pliki.

  1. Zmień stan na „Przyjęty do procesowania”.

  1. Rejestracja choroby pracownika zakończona.

  1. Oryginał zwolnienia wyślij do Calan.

Rejestracja choroby członka rodziny pracownika

Wymagane są pliki: skan Zwolnienia lekarskiego oraz wypełniony plik ZUS Z-15.

  1. Z menu absencji wybierz „Dodaj absencje”.

  1. System wyświetli panel rejestracji absencji.

  1. Wybierz z listy pracownika.

  1. Wybierz dokument choroby członka rodziny pracownika – „Choroba dziecka lub członka rodziny – ZLA”.

  1. Wybierz „Rejestruj” by zarejestrować dokument.
  2. System wyświetli dokument.

  1. Wypełnij wszystkie pola, poza „Dni kalendarzowe”, „Dni robocze” i „Godziny”, zgodnie z otrzymanym dokumentem ZLA - jeżeli na zwolnieniu brakuje kodu choroby to pozostaw puste pole.
  2. Wybierz przycisk „Przelicz”, aby wypełnić pola „Dni kalendarzowe”, „Dni robocze” i „Godziny”.
  3. Zweryfikuj czy przeliczone dane zgadzają się z rozkładem czasu pracy.
  4. Wybierz przycisk „Zapisz”.
  5. Pobierz i wydrukuj formularz ZUS Z-15.
  6. Przekaż pracownikowi wydrukowany ZUS Z-15 celem wypełnienia i podpisania.
  7. Sprawdź, czy wprowadzone przez pracownika dane są kompletne i zgodne z danymi zawartymi na dokumencie ZLA, a także czy formularz jest podpisany.
  8. Dodaj skan zwolnienia oraz ZUS Z-15 poprzez przeciągnięcie dokumentu w pole załączników.
  9. Zmień stan na „Zatwierdzony” – edycja zostanie zablokowana, można dodawać pliki.

  1. Zmień stan na „Przyjęty do procesowania”.

  1. Rejestracja choroby członka rodziny pracownika zakończona.

  1. Oryginał zwolnienia wyślij do Calan.

Rejestracja wniosku urlopowego pracownika

  1. Z menu absencji wybierz „Dodaj absencje”.

  1. System wyświetli panel rejestracji absencji.

  1. Wybierz z listy pracownika.

  1. Wybierz dokument urlopu pracownika – „Wniosek o urlop wypoczynkowy”..

  1. Wybierz „Rejestruj” by zarejestrować dokument.
  2. System wyświetli dokument.

  1. W pola „Od dnia” i „Do dnia” Vwprowadź **datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu pracownika.
  2. Wybierz przycisk „Przelicz”, aby wypełnić pola „Dni kalendarzowe”, „Dni robocze” i „Godziny”.
  3. Zweryfikuj czy przeliczone dane zgadzają się z rozkładem czasu pracy.
  4. Wybierz przycisk „Zapisz”.
  5. Zmień stan wniosku na „Podpisany”.

  1. Dokument zostanie zablokowany do edycji – załącznik z wnioskiem opcjonalny.

  1. Zadecyduj o przyznaniu lub odrzuceniu urlopu pracownika:

    • Aby zaakceptować urlop wybierz „Zaakceptowany”.
    • Aby odrzucić urlop wybierz „Odrzucony”.

  1. Rejestracja wniosku urlopowego pracownika została zakończona.

Rejestracja wniosku o urlop wychowawczy

Analogicznie następuje w systemie SPS rejestracja wniosków:

  • Urlop ojcowski – w systemie SPS, jako macierzyński
  • Urlop macierzyński
  • Dodatkowy urlop macierzyński
  • Urlop rodzicielski

  • Łączny urlop macierzyński i rodzicielski

  • Z menu absencji wybierz „Dodaj absencje”.

  1. System wyświetli panel rejestracji absencji.

  1. Wybierz z listy pracownika.

  1. Wybierz dokument urlopu pracownika – „Wniosek o urlop wychowawczy”.

  1. Wybierz „Rejestruj” by zarejestrować dokument.
  2. System wyświetli dokument.

  1. W pola „Od dnia” i „Do dnia” wprowadź datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu pracownika.
  2. W pole „Liczba dzieci” wpisz na ****ile dzieci** brany jest urlop wychowawczy.
  3. Wybierz przycisk „Przelicz”, aby wypełnić pola „Dni kalendarzowe”, „Dni robocze” i „Godziny”.
  4. Wybierz przycisk „Zapisz”.
  5. Zmień stan wniosku na „Zatwierdzony”.

  1. System zablokuje możliwość edycji dokumentu.
  2. Wydrukuj dokument i przekaż pracownikowi do podpisania.
  3. Załącz skan wniosku poprzez przeciągnięcie dokumentu w pole załączników.
  4. Zmień stan wniosku na „Przyjęty do procesowania”.

  1. Rejestracja wniosku pracownika o urlop wychowawczy zakończona.
  2. Oryginał wniosku prześlij do Calan.